Закон о введении электронных трудовых книжек в РФ

С 2020 года в РФ реализован законопроект о введении трудовых книжек в цифровом виде. Обновленный формат обеспечивает доступ персоналу к сведениям о собственной деятельности. В свою очередь, компаниям — работодателям открывается возможность удобного учёта кадров. Смена формы книжек осуществляется добровольно и позволяет сотруднику оставить бумажный документ.

Новый закон об электронных трудовых книжках

Закон об электронных трудовых книжках - как получить?

По причине принятия законопроекта организация обязана направить уведомление каждому работнику о текущих изменениях, связанных с трудовой, и предложить выбрать способ её ведения на основании заявления.

Электронная трудовая реализуется исключительно на цифровом носителе. Получать информацию о внесённых данных в этот документ сотрудник вправе у работодателя, который должен предоставлять эти сведения через кабинет страхователя, в МФЦ или через территориальное отделение ПФРФ. Проверить наличие данных в электронной трудовой можно на госуслугах, либо в ЛК гражданина.

В случае необходимости, данные из электронной версии трудовой, могут выдаваться в бумаге. Их получение возможно через организацию — работодателя, ПФРФ, либо в МФЦ. Услуга может быть предоставлена независимо от постоянной прописки или места трудоустройства гражданина.

Что говорит закон?

Перевод на трудовые в цифровом формате предусматривается ФЗ №439, в который внесены изменения о возможности выбора сотрудником способа ведения деятельности в цифре или бумаге.

Также обновления коснулись ФЗ №27. В этот нормативный документ внесены изменения, которые обязывают компанию — работодателя с начала 2020 года предоставлять в ПФРФ информацию о работе сотрудников на ежемесячной основе.

Основные достоинства цифровой трудовой

  1. Доступность информации о трудовой деятельности для сотрудника.
  2. Уменьшение вероятности появления в книжке недостоверных записей или данных с ошибками.
  3. Возможность устройства на работу удалённым способом.
  4. Уменьшение расходов организаций на покупку, заполнение и обеспечение сохранности трудовых в бумаге.
  5. Оформление пенсионных начислений по данным с л/с дистанционным путём.
  6. Использование информации для получения госуслуг.
  7. Возможности анализа и обработки информации о работе персонала для организаций — работодателей и госструктур.
  8. Максимальную степень надёжности и обеспечения сохранности сведений.

Какие данные содержит электронный документ?

Цифровая книжка, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина, содержит следующую информацию:

  • персональные данные;
  • день устройства, увольнения и перевода;
  • рабочее место;
  • сведения об устройстве, переводе, прекращении работы и ссылка на документы для проведения этих записей;
  • разновидность выполняемой работы;
  • должность;
  • причины увольнения.

Способ перевода на цифровую трудовую книжку

Создание книжки обновлённого формата для сотрудников российских организаций стало доступно с 2020 года. Для официально трудоустроенного персонала переход на трудовую, заполнение которой производится кадровиком в электронном виде, осуществляется по личной просьбе.

Сотрудникам, не желающим переходить на новый формат, до конца текущего года следует отправить заявление в свободной форме о необходимости сохранения бумажного документа.

Лица, отдавшие предпочтение электронному формату, смогут забрать трудовую в отделе кадров с записью о выборе способа её ведения. Однако, несмотря на это, книжка в бумаге не потеряет силы и может быть использована совместно с цифровой.

Специалисты ПФРФ рекомендуют сохранять бумажный документ, так как в нём содержаться все сведения о работе трудоустроенного лица до наступления 2020 года. Ведь в книжку, заполняемую на цифровом носителе, будут заполняться данные с текущего года, без учёта предыдущего стажа. Кроме того, при желании сотрудника оставить трудовую в бумаге кадровики совместно с электронным вариантом смогут продолжить внесение данных в оба документа одновременно.

Важно! Компании, чьи сотрудники не успеют написать заявление до окончания текущего 2020 года на смену ведения формата своей деятельности, будут продолжать заполнение книжки в бумажном виде.

Работник, пожелавший сохранить бумажную трудовую, вправе при новом трудоустройстве не менять способ ведения своей деятельности. Однако он может в последующем перейти на электронный документ, направив заявление новому работодателю о принятом решении.

Граждане, которые не могут до окончания 2020 года направить в отдел кадров заявление на смену либо сохранение формата заполнения книжки, могут заняться этим позже. Такое право предоставляется:

  • сотрудникам, которые на конец 2020 года не работают и до этого не направляли заявление кадровикам, но имеют сохранённое за собой рабочее место.
  • работникам, которые имеют официальный стаж, но на конец текущего 2020 года не трудоустроены и раньше не подавали заявления прежним руководителям.

Что важно знать работодателю?

Ответственные лица компаний, осуществляющие заполнение трудовой, при сохранении сотрудником версии документа в бумаге, должны:

  • продолжать внесение информации в бумажный вариант;
  • сохранять право на последующее ведение документа при смене сотрудником рабочего места;
  • сохранять за сотрудником право направить заявление о смене варианта ведения трудовой на электронный вариант.

Обязанности и права компании — работодателя

  1. Кадровик должен вернуть трудовую книжку в бумаге сотруднику по его личному заявлению при переводе на электронный вариант. С этого момента он прекращает отвечать за её сохранность и заполнение.
  2. Компания обязана предупредить сотрудника о возможности одновременного заполнения бумажной и электронной версии документа и о необходимости хранения бумажного варианта, поскольку в цифровом формате содержатся данные о работе, начиная с 2020 года.
  3. Работодатель обязан заполнять только электронную трудовую лицам, впервые устроившимся на работу в 2021 году, без последующего оформления её бумажной версии.
  4. При подписании договора работодатель может потребовать от сотрудника сведения о стаже в бумажном и/или цифровом формате.
  5. Использование данных о работе сотрудника может осуществляться для формирования стажа, заполнения трудовой и в иных целях согласно действующему законодательству РФ.
  6. Работодатель обязан исправить все ошибки в электронной книжке при обнаружении сотрудником недостоверной информации, а затем передать исправленную версию документа для сохранности в ПФРФ.

Как предоставляются сведения из электронной трудовой сотруднику?

Сотрудникам с электронными документами выдаются сведения о деятельности на бумаге или в цифровом виде, способом, указанным в заявлении:

  • действующему работнику не позже 3-х рабочих дней после получения заявления;
  • уволенному сотруднику в день прекращения работы.

Если в момент увольнения сотрудник по какой — либо причине не может получить эти сведения, то кадровик обязан в этот же день отправить их на бумаге по почте РФ письмом с уведомительной пометкой.

Какую ответственность несут кадровики?

Ответственность кадровиков наступает за:

  • выдачу сведений о деятельности с опозданием уволенному сотруднику;
  • указание неверных данных о работе сотрудника или заполнение информации с формулировкой, которая не соответствует действующему законодательству РФ;
  • не предоставление в срок или предоставление неполных, неверно внесённых сведений о работе сотрудника в ПФРФ.

Важно! Если неверно внесённая формулировка причины, по которой уволился сотрудник, воспрепятствует новому трудоустройству работника, то по решению суда бывший работодатель будет обязан назначить ему выплату средней заработной платы за период вынужденного не по его вине прогула.

Поделитесь статьёй с друзьями
Российская юридическая сеть